📄 Zásady ochrany osobních údajů – Sdružení Roztoč z.s.
Správce údajů:
Sdružení Roztoč z.s.
Kontaktní e-mail: roztoc@roztoc.cz
1. Kdo jsme
Jsme Sdružení Roztoč z.s., nezisková organizace zaměřená na umělecké vzdělávání, kulturní akce a komunitní činnost. Shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje především pro zajištění našich programů, komunikace a plnění zákonných a smluvních povinností.
V případě dotazů ohledně ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na roztoc@roztoc.cz.
2. Jaké údaje shromažďujeme a proč
A. Účastníci kroužků, členové sdružení, dobrovolníci
Shromažďujeme:
- Jméno a příjmení
- Datum narození
- Adresu
- Jméno a kontakt zákonného zástupce (u nezletilých)
- E-mail, telefon
- Historii e-mailové komunikace
- Přihlášky, platby, dary
- Účast na akcích a aktivitách
Účel zpracování:
- Přihlašování na kroužky a komunikace o jejich organizaci
- Vedení evidence účasti
- Účetní povinnosti
- Prezentace a zprávy pro donory (pouze v nezbytném rozsahu)
Právní základ: oprávněný zájem, plnění smlouvy
B. Návštěvníci kulturních akcí
Shromažďujeme (pokud se vstup zajišťuje pomocí evidované platby nebo rezervace):
- Jméno a příjmení
- Kontaktní údaje (e-mail, telefon)
- Údaje o platbě vstupného či rezervaci
Účel zpracování:
- Organizace a vyhodnocení akcí
- Zasílání souvisejících informací
- Fotodokumentace a prezentace aktivit (pokud jde o systematické zpracování včetně dalších identifikujících údajů)
Právní základ: plnění smlouvy, oprávněný zájem
C. Lektoři, zaměstnanci a spolupracovníci
Shromažďujeme:
- Jméno a příjmení
- Kontaktní údaje
- Datum narození a adresa
- Údaje o platbách
- Výkazy práce
- Pracovní smlouvy a dohody
Účel zpracování:
- Plnění pracovních a smluvních vztahů
- Účetní povinnosti
- Koordinace pracovního týmu
Právní základ: plnění smlouvy, oprávněný zájem
3. Kde a jak údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme v zabezpečených systémech:
- Salesforce (SF) – CRM systém pro správu kontaktů a přihlášek
- Google Disk – interní dokumenty, přihlášky, výkazy a smlouvy
- Eccomail – hromadná e-mailová komunikace
- SMSticket – prodej vstupenek na akce
- E-mail – běžná komunikace
Některé smlouvy uchováváme také ve fyzické podobě, v uzamčené kanceláři.
4. Právní základy zpracování – souhrn
Vaše údaje zpracováváme na základě:
- Plnění smlouvy – účast na kroužcích, pracovněprávní vztahy
- Souhlasu – pro použití detailních fotografií / videa spolu s dalšími identifikujícími údaji, zasílání novinek
- Splnění právní povinnosti – např. vedení účetnictví, pracovněprávní agenda
- Oprávněného zájmu – např. organizace akcí, propagace činnosti
Souhlas můžete kdykoli odvolat zasláním e-mailu na roztoc@roztoc.cz.
5. Fotografie a audiovizuální záznamy
Na našich akcích a kroužcích pořizujeme fotografie a videa pro dokumentaci a propagaci činnosti. Tyto materiály můžeme použít:
- Na našem webu, Instagramu a Facebooku
- Ve výročních zprávách nebo zprávách pro donory
- V tištěných i digitálních materiálech
V případě detailních záběrů či portrétů (zejména u dětí) vždy žádáme o souhlas. Využití fotografií můžete kdykoli odmítnout nebo požádat o jejich odstranění.
6. Předávání údajů
Údaje můžeme zpřístupnit:
- Členům týmu a smluvním spolupracovníkům
- Poskytovatelům služeb (Salesforce, Eccomail, SMSticket)
- Donorům nebo poskytovatelům dotací (v anonymizované podobě, pokud to jde)
Vaše údaje neprodáváme a neposkytujeme třetím stranám k marketingu.
7. Doba uchovávání údajů
| Typ údajů | Doba uchování |
|---|---|
| Přihlášky na kroužky a akce | Do 3 let |
| Údaje o zaměstnancích/lektorech | 10 let (dle zákona) |
| Smlouvy, faktury, účetní dokumenty | 10 let |
| Přihlášení k odběru novinek | Do odhlášení |
8. Vaše práva
Máte právo:
- Získat přístup ke svým údajům
- Požádat o opravu nebo doplnění
- Požadovat výmaz (kde je to možné)
- Omezit nebo vznést námitku proti zpracování
- Požádat o přenositelnost údajů
- Kdykoli odvolat souhlas
- Podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz)
Pro uplatnění práv nás kontaktujte na roztoc@roztoc.cz.